هاشتاق عربي عربي- علاء البزور
قد لا يكون مكتب ادارة المشاريع PMO (Project Management Office) معروفا لدى الجميع ، رغم ذلك فإن أهميته اخذة بالتزايد في الاونة الاخيرة بعد ان تزايد انتشاره وتجلت قيمته خصوصا لدى الشركات الكبيرة والمتوسطة.
سنقوم هنا باستعراض تعريف مكتب ادارة المشاريع، والاسباب التي قد تدفعك للتفكير في انشاء مكتب و بعدها بعض التوجيهات اثناء تلك العملية و ختاما بعض المحاذير و النصائح .
لنبدأ بتعريف مكتب إدارة المشاريع (PMO) فهو مصدر الوثائق والإرشاد والمقاييس المطلوبة في ممارسة إدارة اي مشروع وتنفيذه.
و تعرف مؤسسة جارتنر للابحاث الPMO بأنه مركز الخبرة الذي يوفر الاطار التنظيمي المسؤول عن تحسين إدارة المشاريع ،وذلك من خلال تطبيق مجموعة من أفضل الممارسات على مستوى المؤسسة و حوكمة المشاريع والتركيز على عملية التحسين المستمر.
يشار الى ان هناك نوعين اساسيين من مكتب ادارة المشاريع … اولهم يعمل بصفة استشارية من خلال العمل مع مديري المشاريع في وحدات العمل Business unit الاخرى مع التدريب والتوجيه و تطبيق أفضل الممارسات؛ والنوع الاخر هو مكتب بمركزية ، حيث يتم تزويد وحدات الأعمال بمديري مشاريع يعملون على المشاريع ضمن المنهجية المتفق عليها.
يتم من خلال مكتب PMO انشاء قاعدة مبادئ مقبولة لإدارة المشاريع، و ذلك غالبا وفقاَ لمنهجيات قياسية عالمية مثل PMI أو PRINCE2. وبشكل متزايد تظهر الاستفادة من عمل مكتب (PMO) على التأثير الكلي على الإدارة وتطور الفكر التنظيمي والتحسن المستمر في المؤسسة التي ينتمي اليها مكتب إدارة المشاريع.
وبحسب موقع CIO.com فإن 90 ٪ من المشاريع لا تنفذ في الوقت وبالتكلفة والجودة المطلوبة. فيما 9 ٪ فقط من المشاريع الكبيرة، و 16 ٪ من المشاريع المتوسطة و 28 ٪ من المشاريع الصغير للشركات قد أنجزت في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية و الجودة المطلوبة من قبل متلقي الخدمة.
و كذلك وفقا لدراسة كي بي ام جي (KPMG) ل252 من المؤسسات اتضح أن التكنولوجيا ليست هي العامل الأكثر أهمية في نجاح المشاريع . فقلة كفاءةإدارة المشروع يشكل 32 ٪ من حالات فشل المشروع، وضعف الاتصال يشكل 20 ٪ وعدم الالمام بنطاق المشروع وتعقيداته يشكل 17 ٪. وفقا لذلك 69 ٪ من حالات فشل المشروع بسبب التنفيذ غير الملائم لمنهجيات إدارة المشروع.
لكن الجميع لديه هدف واضح و متطلب محدد من هذا المكتب الخاص بإدارة المشاريع وهو تنفيذ العمل المطلوب ضمن الوقت المطلوب والتكلفة المطلوبة ومعايير الجودة المطلوبة، لكن ما هي الجدوى من وجود إدارة متخصصة لمتابعة المشاريع وضبطها وقيادتها في شركتك التي قد لا تكون تقدم خدمات تنفيذ أي مشاريع لأي عميل،مثال ذلك المؤسسات الحكومية.
وفي اشارة سريعة فأن المشاريع نوعان ، داخلية حيث يكون هنالك إدارة داخلية مسؤلة عن تنفيذ اعمال تخص الشركة وتتطلب استثمارًا .. مثل انشاء مركز معلومات خاص بالشركة او مبنى في احد الفروع .. او مشاريع خارجية و ذلك في حالة كانت الشركة تقدم خدمات و حلول لعملاء اخرين .. مثال شركة تقدم حلول التخزين و النسخ الاحتياطي للبيانات للعملاء .
وفي كلا الحالتين .. لا بد من وجود جهة تختص في ضبط المشاريع المقدمة سواء داخلية او خارجية و متابعتها و ادارتها و التأكد من انها ستقدم ضمن المعايير المتفق عليها.. من ناحية الوقت .. ميزانية المشروع و الجودة المطلوبة .
ان من اهم العوامل التي قد تدفعك للتفكير في انشاء مكتب ادارة مشاريع عوائق وقضايا تواجهها بشكل يومي و اصبحت جزءا من الروتين.. ولا ترمي لها بالا مع العلم بانها من الأمور المؤثرة في العمل و التي تستنزف مصادر الشركة.
ولنضرب مثلا على هذه القضايا..
هنالك بالتأكيد عدد من المشاريع التي لم تكتمل في الوقت والتكلفة ومعايير الجودة التي تم تحديدها مسبقا ..
ايضا ، هل يلتزم اصلا الموظفون بالاعمال الموكولة اليهم و يتم محاسبتهم على ما تم انجازه ؟ كذلك قد تكون الادارة تقوم بتوزيع المهام بشكل غير عادل على الموظفين مما يسبب في زيادة الضغط على بعض منهم دون الاخرين .. تعارض اولويات وزيادة في الاعباء !!
شيء مهم اخر … هل تعتقد ان جميع الاعمال ضمن خطط الشركة الاستراتيجية تحتاج فعلا لمدراء مشاريع لكي يديروها ؟؟ من صاحب القرار في تصنيف الاعمال كمشروع او لا؟ ..ما هي المعايير و الاسس التي تبنى عليها هذه القرارات ؟؟
كذلك .. ان كنت في شركة تقدم المشاريع و الحلول .. هل فكرت بنسبة العملاء الراضيين عن الخدمات المقدمة!! ..
غالبا ما يأتي انشاء مكتب إدارة المشاريع بعد فشل احد المشاريع المهمة وينجم عن ذلك مباشرة إدراك أن هناك حاجة ماسة إلى تحسين تنفيذ المشاريع. كما يمكن ان يكون السبب أيضا متطلبات السوق مثل النمو السريع للشركة أو عمليات الاندماج والاستحواذ .
و يعتبر ال PMO أحد الحلول العملية المناسبة إذا كانت الشركة او المؤسسة لديها أي من المشاكل التالية :
• عدم تماشي المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية للشركة
• التوقعات و المخرجات من المشاريع لا تتوافق مع توقعات العملاء.
• تجاوز المشاريع في كثير من الأحيان تواريخ الانتهاء المحددة منذ البداية.
• تجاوز المشاريع الميزانية المرصودة لها.
• عدم تناسق عمليات إدارة المشاريع وإعداد التقارير، والقياس اثناء المشروع.
اذا تجمعت عندك كل هذه الاسباب او بعضها ، فلا بد من التحرك سريعا ودراسة قرار انشاء مكتب ادارة مشاريع الذي قد يختلف بحجمه حسب الرؤية و الاستراتيجية للمؤسسة .
وللبدء بذلك ..اليك التوجيهات التالية :
• تطوير منهجية عمل شاملة تتضمن سياسات و اليات عمل وكذلك آليات لرصد و قياس أداء المشاريع و انشاء قوالب خاصة لذلك.Templates
• تطوير آليات لمتابعة المشاريع و تقارير عن الأعمال المنجزة ضمن معايير و اتخاذ الإجراءات الوقائية والتصحيحية اللازمة عند اللزوم.
• تعريف الية لتحديد الأولويات و المشاريع المناسبة من خلال الاستفادة من الدروس و التجارب التي تمر خلال تنفيذ المشاريع.
• ادارة الموارد في الشركة و توزيعها على المشاريع ضمن آلية واضحة ويشمل ذلك تعيين مدراء المشاريع و دعمهم لانجاح مهامهم.
• توثيق كل ما يتعلق في المشاريع والاحتفاظ بهذه الوثائق والدروس المستفادة والتي تشكل ثروة معرفية سوف تستخدم في تنفيذ و اختيار المشاريع المقبلة.
وبالتأكيد لا بد من الإشارة الى بعض المحاذير الواجب اخذها بعين الاعتبار لدى انشاء ال PMO ،فطبيعة عمل الشركة لا شك انه يختلف من شركة الى اخرى لذلك يجب اخذ ذلك في الإعتبار عند تصميم الPMO ومن يحاولون نسخ و لصق تجارب الاخرين دون تعديل لاشك سيكون الطريق شائكا لديهم.
بداية ، فان هناك من يريد ان يشغل مكتب إدارة المشاريع بالطاقة الكاملة و فورا ، وهو ما يجب ان نتجنبه و ان نعد خطة تدريجية للنهوض في PMO و تشغيله بشكل تدريجي.
كما قد يركز البعض على الجانب التقني و توفير برمجيات تخدم المكتب و ينسى اعداد العمليات أو الأفراد اللازمين لانجاز هذه المهمة.
و اخيرا فإن ايمان الادارة العليا بمكتب ال PMO لا شك انه سيشكل عاملا اساسيا في نجاحه و غير ذلك فانه سيعيق اي تقدم او تغيير.
لا بد ان نشير في الختام الى ان ال PMO بات لاعبا اساسيا في الاداء التنظيمي للمؤسسات اذ يقوم بتوفير قيمة مضافة للاعمال و يسهم في ازدهارها بطريقة علمية و مؤسساتية ثابته . ومن خلال التحسين المستمر و تطوير العمليات و هندستها لا شك سيكون لديك خريطة طريق لإرشادك إلى تحسين PMO و التطور و الرقي بعمل الشركات .
ورغم ان انشاء مكتب إدارة المشاريع في اي شركة قد لا يكون استراتيجية تخفض التكاليف على المدى القصير غير ان من يملك مكتب ادارة المشاريع يحقق أفضل النتائج للوصول إلى أهدافه وهو ما يؤدي على المدى البعيد الى خفض التكاليف.
وهذا واضح في نتائج دراسة اعدتها PM Solutions Research على اكثرمن 400 مؤسسة حول العالم والتي بينت أن مكاتب ادارة المشاريع يساهم في تحسين رضا متلقي الخدمة بنسبة 31% ، و وتحسين ادارة المشاريع لتكون ضمن الميزانية الموضوعه بنسبة 28% ، و تحسين الانتاجية بنسبة 18% .
اتمنى ان تكون هذه المقالة كافية للاجابة عن السؤال .. هل انت فعلا بحاجة لمكتب ادارة مشاريع !؟
المصدر هاشتاق عربي
0 التعليقات:
إرسال تعليق